سلام به چشمای قشنگت، که هر چیزی رو زیبا میبینه...
زمان، تنها چیزیه که تو دنیا برای تمام آدما یکسانه و لحظه ای توقف نداره! در هر شرایطی باشی، اون داره میره! به همین سادگی
مطلبی که براتون میذارم فوتای کوزه گری مدیریت زمان به زبان ساده ست. تا تَهشو بخونید؛ خیلی به کارتون میاد. اگه یه کم روشون فکر کنید، واقعا جدیشون میگیرید.
زمان، تنها چیزیه که تو دنیا برای تمام آدما یکسانه و لحظه ای توقف نداره! در هر شرایطی باشی، اون داره میره! به همین سادگی
پس یادت باشه خیلی زود دیر میشه!...
مطلبی که براتون میذارم فوتای کوزه گری مدیریت زمان به زبان ساده ست. تا تَهشو بخونید؛ خیلی به کارتون میاد. اگه یه کم روشون فکر کنید، واقعا جدیشون میگیرید.
زمان
-
همیشه به این فکر کنید که چطور زمانی رو که داریم صرف کنیم،
نه اینکه چطور در وقت صرفه جویی کنیم.
هویت تصورات غلط در مورد مدیریت زمان
-
پرمشغله و فعال بودن بهترین راه برای بیشتر کار
انجام دادن است! (به همین دلیل غلط بسیاری از اوقات ما به
فعالیتهای فیزیکی، بیشتر از فعالیتهای فکری بها میدیم.)
-
اگه سخت تر کار کنیم، مشکلات وقت برطرف میشن! (باید توجه داشته باشیم که هدف سخت تر کار کردن نیست بلکه
با فکر کار کردن است. اغلب افرادی که بدون در نظر گرفتن وقت، سخت تر کار میکنند،
کار بیشتری را با خودشان به منزل میبرند و فشار و تنش بیشتری رو تحمل میکنند. جسم
و فکرشون رو خسته میکنن و باز به نتایج دلخواهشان نمیرسند! اما افرادی که با فکر
کار میکنند راههای کوتاهتری را برای انجام کار پیدا میکنند. پس هدف با فکر کار
کردن است نه سخت تر کار کردن...)
-
اگر میخواهید کار درست انجام شود، بهتر است
خودتان انجام دهید! (شاید در کوتاه مدت مؤثر باشد ولی در دراز مدت
مؤثر نیست.)
-
اساسی ترین فعالیتهای روزمره نیازی به برنامه
ریزی ندارند! ( همیشه یادمان باشد که انجام دادن کار صحیح،
مهمتر از صحیح انجام دادن کارها است. اگر کار درستی را خوب انجام دهیم اشکالی وجود
نخواهد داشت؛ لیکن اگر کار غلطی را خوب انجام دهیم به طرز مؤثری زمان را از دست
داده ایم.)
-
در هر ماه حداقل از یکی از وقت تلف کنهای زندگی خود خلاص
شوید.
-
آیا احساس خوبی به ما دست نمیدهد زمانیکه تا پایان روز یا
زمانهای از قبل تعیین شده، تمام کارهای برنامه ریزی شده انجام شده باشد؟...
-
تمام مزیت اداره کردن وقت خود، در این است که تنش را کاهش
میدهد و دوچیز موجب تنش میگردد:
1-
عجز و ناامیدی
2- بی نظمی
-
تلاش بیش از اندازه، مسامحه (سهل انگاری) و انجام کارهای
غلط عوامل ناامیدی هستند.
-
بی نظمی هم باعث میشود که ما وقتمان را صرف چیزهایی کنیم که
باید همیشه دم دستمان داشته باشیم.
چطور میتوان وقت را اداره کرد و تنشها را کاهش
داد؟:
قدم اول: با خودتان
عهد کنید. (قرارهای فردی اجتماعی)
-
با خودتان عهدهای معمولی ببندید و یا به عبارتی قرارهای
اجتماعی معمولی بگذارید و پایبند آن باشید. کسانیکه باخودشان عهد میکنند، آدمهای
معمولی هستند که به طرز خارق العاده ای کارهای عادی انجام میدهند.
-
برای عهد و قرارهای خود ، تاریخ شروع تعیین کنید. شرایط
لازم برای اجرای عهد خود را در اسرع وقت فراهم نمایید و آن را به تأخیر نیندازید.
قدم دوم: وقت خود را بررسی کنید.
-
مشخص کنید که در حال حاضر چگونه از وقتتان استفاده میکنید.
باید بدانید کجا هستید تا بدانید به کجا باید برید.
-
جدول زمانی روزانه ترسیم و تنظیم کنید. روزها را به
بلوکهای 15 یا 30 دقیقه ای تقسیم کنید و
در هر بلوک، کارهایی را که انجام داده اید ثبت کنید. درجه اهمیت هر فعالیت را مشخص
کنید(A:
بسیار مهم/ B:
مهم/ C:
متوسط/ D: کم
اهمیت )
-
وقفه ها، علت آنها و اسامی کسانی که مانع کار شما شدند را
فهرست کنید. در نظر داشته باشید که وقفه ها، عامل اصلی تلف شدن وقت هستند.
-
این سؤالات اساسی را از خودتان بپرسید:
1-
چه زمانی به کارهای اصلی خودم رسیدم؟
2-
آیا متوانستم زودتر شروع کنم؟
3-
پر بازده ترین زمان من کِی بوده است؟ و برعکس، کم بازده ترین زمان من کِی بوده است؟
4-
آیا ترتیب یا قالب خاصی در جدول زمانی من دیده میشود؟
5-
اولین ساعت کاری خودم را چگونه میگذرانم؟
6-
چه کسی یا چه کاری بیشترین وقفه را در کار من ایجاد کرده
است؟ آیا دلیل خوبی برای آن وجود داشته است؟
7-
آیا هیچ کاری هست که بتوانم آن را از جدول خود حذف کنم؟
8-
روی چه فعالیتهایی بیش از اندازه یا کمتر از اندازه وقت صرف
میکنم؟
9-
آیا کاری هست که واقعا کار من نباشد یا بتوانم آن را به
دیگران واگذار کنم؟
-
در هنگام انجام کارهاتون، نوشته ای روی در بگذارید که دوست
ندارید کسی مزاحمتان شود.
قدم سوم: اداره کردن وقت و
تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت
-
اول باید بدانید که کجا هستید تا بدانید چه کار باید بکنید
تا به جایی که باید باشید، برسید.
-
اهداف را مشخص کنید.
-
اهداف را اولویت بندی کنید.
-
اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را مشخص کنید.
-
برای رسیدن به اهداف، فعالیت های خود را در چرخه های 4 هفته
ای برنامه ریزی کنید و با تکمیل هر چرخه، 4هفته بعدی را بنویسید.
-
یک دفتر سررسید تهیه نمائید و فعالیتها را درون آن و در
تاریخ مربوطه ثبت کنید. علاوه بر آن لیست کل فعالیتهای یک ماه را در اولین روز ماه
و لیست کل فعالیتهای یک هفته را در اولین روز هفته ثبت کنید. با این کار همیشه
آماده برخورد با تغییرات ناگهانی و کنترل آنها خواهید بود. (گاهی تغییر در زمان
اجرا یا حذف فعالیت ثبت شده اجتناب ناپذیر است!...)
-
خانواده، دوستان و یا همکاران و کارکنان خودتان را تشویق
کنید تا برای استفاده بهتر از وقت و برنامه ریزی آن، پیشنهاد بدهند.
-
بر حسب ارزش، سود، دستمزدهای سالانه و یا هر مورد دیگری که
قابلیت سنجش و ارزش گذاری زمان را دارد، ارزش وقت را به دیگران (خانواده- دوستان-
کارکنان) نشان دهید.
قدم چهارم: وقت روزانه خود را
تنظیم و از کارهای روزانه خود فهرست تهیه کنید.
-
جدول کارهای روزانه باید با جدول کارهای هفتگی هماهنگ باشد.
-
ضمن تنظیم جدول کارهای روزانهظف آنها را اولویت بندی کنید.
-
A : کارهایی که
بسیار مهم هستند و حتما باید امروز انجام بشوند.
-
B : کارهایی که
مهم هستند ولی الزامی وجود ندارد که امروز انجام شوند.
-
C : کارهای مهمی
نیستند و آخر از همه انجام میشوند و اگه آنها را نادیده بگیریم بدون هیچ عواقبی از
بین میروند.
-
درطول روز ممکن است که اهمیت کارها تغییر کنند. پس انعطاف
پذیر باشید و اولویتها را عوض کنید.
-
فقط کارهایی را یادداشت کنید که به هدف مربوط است و یا تا
جمعه یا زمانی مشخص باید انجام بشوند.
-
یادمان باشد که تنها 50 درصد کارهای روزمره را میتوان لیست
بندی کرد.
-
لیست کارها را در ابتدای روز یا پایان روز قبل بررسی مجدد
نموده و در صورت نیاز اصلاح کنید.
-
تمام دقایق روز را در جدول ساعات وارد نکنید چرا که تنها 50
درصد از روز را میتوان کنترل نمود.
-
هر روز در یک وقت مشخص فهرست کارهای روزانه را اصلاح کنید.
-
فقط یک فهرست داشته باشید، نه تعداد زیادی کاغذ که همه جا
پخش شده است.
-
اگر دوست داشتید فهرست کارهای روزانه را میتوانید با رنگ
مشخص کنید.
-
اگر دوست ندارید که از یک برگه کاغذ بزرگ استفاده کنید
ازکارت برگهای کوچک استفاده کنید.
-
زیاد سخت نگیرید، لازمه است که انعطاف پذیر باشید.
-
تا جایی که ممکن است روی کاغذ یادداشت کنید و سعی نکنید که
بخاطر بسپارید.
-
بررسی کنید که چه کارهایی را میتوانید به دیگران بسپارید.
-
حین کارکردن، فهرست کارهایی را که بایند انجام دهید را جلوی
چشم داشته باشید.
-
سعی کنید اولین کار ناخوشایند را صبح انجام بدهید؛ درغیر
اینصورت بیشتر روز فکر شما رو مشغول خواهد کرد و بازدهی نخواهید داشت.
-
مقداری وقت را به فکر کردن و استراحت کردن اختصاص بدهید.
-
کارتان را از کارهای با اهمیت (کلاس A) شروع کنید و
آن را به انجام برسانید. فکر نکنید وقتی به کارهای جزئی میپردازید، وقت کمتری
گرفته خواهد شد. چه اتفاقی می افتد وقتی میفهمید که انجام کارهای بزئی وقت زیادی
از شما گرفته اند و وقت کافی برای انجام کارهای مهم ندارید؟!
-
اگر انجام کارهای مهم(کلاس A) سخت به نظر
میرسند، آنها را به چند قسمت کوچکتر تقسیم کنید.همیشه قسمتی از یک کار بسیار مهم
وجود دارد که شما بتوانید از آن شروع کنید و انجامش دهید. همیشه یادتان باشد که
موفقیتهای کوچک به اهداف بزرگ منتهی میشوند.
-
در قالب فهرست کارهایی که باید انجام گیرد عمل کنید.
-
خودتان را عادت دهید که هر وقت وارد دفتر کارتان میشوید،
آشفته و پریشان نشوید. آن چیزهایی که شما را پریشان میکنند شاید برای آن روز کار
مهمی نباشند.
هفت وقت تلف کن بزرگ زندگی و کار:
1-
وقفه ها
2-
کاغذبازی
3-
جلسات
4-
خواندن و نوشتن
5-
تقسیم کار به شکلی نادرست
6-
مسامحه (سهل انگاری)
7-
صرف کردن وقت روی کاری غلط و بیهوده
وقفه ها:
-
وقفه ها بخشی از کار شما هستند که مجبورتان میکنند رفتاری
را در پیش بگیرید که در نهایت کارتان را از دست بدهید. باید یاد بگیرید که اجازه
ندهید این وقفه ها، کارهای شما را آزار بدهند.
-
وقفه ها به 3 شکل هستند:
1- اشخاص 2 – تماسهای
تلفنی 3- اتفاقات و بحرانها
وقفه های اشخاص:
-
مثل پروانه هایی هستند که از یک مکان به مکان دیگری میروند
و با پر حرفی وقت دیگران را تلف میکنند.
-
عده ای هم سیاستمداران یا افرادی هستند که چون فکر میکنند
میتوانید به آنها کمک کنید، شروع به صحبت میکنند و مزاحم وقت شما میشوند.
-
افرادی هستند که به دنبال راهنمایی از دیگران، مزاحم وقتشان
میشوند.
-
افرادی که کاری برای انجام دادن ندارند و مزاحم وقت شما
میشوند.
-
کسانی هستند که همیشه کسی را میخواهند که با آنها همدردی
کند.
-
کسانی هم هستند که دائم در حال بازگو کردن مشکلات زندگی و
کار خود و در حال غر زدن هستند.
-
وقتی کار مهمی دارید که انجام بدهید، خود را از دفتر کارتان
جدا کنید.
وقفه های تلفنی:
-
هر تماس تلفنی میتواند یک وقفه محسوب شود.ینابراین سعی کنید
پای تلفن، یکسری کارهای ساده را انجام دهید، نامه ها را امضاء کنید- میزتان را
مرتب کنید- اگر مجبورید که پشت تلفن صبر کنید، مجله یا کتاب بخوانید. اگر در منزل
هستید مشغول انجام کارهای خانه باشید- گردگیری نمایید- آشپزی کنید- ... البته طوری
رفتار کنید که طرف مقابل احساس نکند که به حرفهای او گوش نمیدهیم.
-
از تلفنهای منشی دار یا پیغامگیر استفاده کنید. و اگر در
محیط کارتان منشی دارید، به او آموزش دهید که چطور به تلفنها پاسخ بدهد و کدام
تماسها را به شما وصل کند.
-
خودتان نیز سعی نکنید با تماسهای تلفنی غیرضروری وقت دیگران
را هم بگیرید.
-
وقت مشخصی را در طول روز تعیین کنید تا به تماسهای تلفنی
پاسخ دهید.
-
اگر ساعتهایی هست که کسی نباید مزاحم شما بشود، تصمیم
بگیرید که به تماسهای تلفنی پاسخ ندهید.
-
اوقات مشخصی را برای تماس با افرادی که قبلا باشما تماس
گرفته اند تعیین کنید.
-
گاهی اوقات مجبورید یک تماس تلفنی را خیلی سریع پاسخ بدهید
ولی اگر طرف مقابل میتواند منتظر بماند، جواب تلفن ایشان را به وقت دیگری که تعیین
کرده اید موکول کنید.
-
قبل از اینکه تماس بگیرید، برنامه ریزی کنید که چه چیزهایی
را باید بگویید. از قبل تمام نکته هایی را که باید بگویید، روی کاغذ بنویسید و
آماده کنید تا مجبور نشوید دوباره تماس بگیرید و چیزی رو که فراموش کردید را
بگویید.
-
به کسانی که پای تلفن پر حرفی مکنند بگویید که وقت ندارید؛
در یک جلسه باید شرکت کنید یا کسی منتظر شماست.
-
بررسی کنید که بیشتر چه ساعتهایی با شما تماس گرفته میشود.
شکل و روند این تماسها را بررسی کنید.ممکن است متوجه شوید که سر ظهر، موقعی که
مردم برای صرف نهار رفتند، وقت آزادتری دارید. یا در پایان روز کمتر با شما تماس
میگیرند. وقتی مشخص شد که در چه مواقعی از روز یا هفته بیشتر با شما تماس میگیرند،
کارهایتان را در غیر از این ساعتها انجام دهید.
-
نکته آخر، کسی که به یک محصول یا خدمات نیاز دارد، دوست
ندارد مدت زیادی منتظر جواب بماند. اینگونه افراد دوست دارند هر چه زودتر به آنها
پاسخ داده شود. کسی که به این تلفنها جواب میدهد حتما باید بپرسد که اشکالی ندارد
که مدتی منتظر بماند؟
-
اگه رئیس شما اجازه میدهد، گزارشهای ماهانه را، یک ماه در
میان و گزارشهای هفتگی را یک هفته در میان بنویسید.
وقفه های بحران
-
به دنبال راههایی باشید که بحران را فورا حل کنید.
روشهای مقابله با بحران:
-
تمام بحرانهایی را که در هفته یا ماه گذشته داشتید را بررسی
کنید. از خودتان سؤال کنید آنها کی اتفاق افتادند؟ آیا در شرکت شما قسمتی هست که
بیشتر از جاهای دیگر مسئله داشته باشد؟ آیا عامل بحران کاری بوده است که شما انجام
داده اید؟ یا انجام نداده اید؟
-
شکل و روند بحران را بررسی کنید. اگر بدست خود شما مسئله ای
پیش آمده، ببینید که چکار کرده اید؟ شاید تا آخرین لحظه صبر میکنید که کاری انجام
بدهید و به همین خاطر مسئله بوجود میاد!
-
یاد بگیرید که انتظار بحران را داشته باشید و آماده باشید.
این در مواقع بحرانی، مانع از هدر رفتن وقت شما میشود.
-
با کس دیگری که عامل بحران هست چکار باید بکنیم؟
-
به فکر سرزنش کردن و ترساندن آن شخص نباشید.
-
نترسید. چند دقیقه فکر کنید تا راه حلی پیدا کنید.
-
صبر کنید و خونسرد باشید. بپرسید چه کاری میتوانیم بکنیم؟
-
از وقت خود به به شکل مثبت استفاده کنید تا به فرصتها و
ایده های جدید دست پیدا کنید؛ بعد نگران این باشید که تقصیر با چه کسی بوده است.
کاغذبازی
-
انباشته شدن نامه ها بخاطر نداشتن نظم و ترتیب بوده است؛ راه
حل آن کنترل کردن آنهاست. اجازه ندهید که نامه ها روی میزتان انباشته شوند.
-
مدتی از وقت خودتان را (آخر هفته یا اواخر شب)، زمانی که
کار ندارید به خالی کرد کشوهای میزتان اختصاص دهید. هرچه داخل کشوها و روی میز هست
را بردارید و تک تک آنها را نگاه کنید و بپرسید آیا من واقعا به این تکه کاغذها
نیاز دارم؟ باورتان نمیشود که چقدر از آنها را میتوانید دور بریزید.
-
وقتی همه کشوها را خالی کردید و تمام کاغذها را از روی میز
برداشتید، وقتش رسیده که آنها را مرتب کنید.
-
هر تکه کاغذ را بردارید و درجه اهمیت آن را مشخص کنید.
آنهایی را که خیلی مهم هستند را سمت راست قرار بدهید. آنهایی را که مهم هستند را
در وسط و آنهایی را که اصلا مهم نیستند را در سمت چپ قرار بدهید.
-
اول از نامه های خیلی مهم شروع کنید. تا تصمیم نگرفتید که
با نامه ای که در دستتان است چکار کنید، سراغ نامه بعدی نروید.
-
اگر میتوانید سعی کنید هر نامه را فقط یک بار بررسی کنید.
اگر نمیتوانید خواسته آن نامه را انجام دهید، دست کم تصمیمی در مورد آن نامه
بگیرید.
-
برای بدست آوردن اطلاعات، یک جلسه یا یک تماس تلفنی ترتیب
بدهید.
-
سعی کنید اقدام کنید.
-
کار نامه های خیلی مهم که تمام شد، سراغ نامه هایی بروید که
در قسمت وسط قرار داده اید.
-
کاری به نامه هایی که در قسمت سمت چپ هست نداشته باشید.
آنها را در یک کشو بگذارید. حجمشان که زیاد شد، نیمی از آنها را دور بریزید.
-
اگر نیازی به نسخه دوم نیست، درخواست نکنید.
-
یک راه جلوگیری از انباشته شدن کاغذ، ذخیره کردن اطلاعات
روی دیسک کامپیوتر است.
-
هرچند وقت یکبار دیسک را هم پاکسازی کنید. چرا که آنها نیز
از اطلاعات انباشته میشوند.
-
در هنگام خواندن نامه ، یک غلط گیر یا مداد به همراه داشته
باشید. از هر کدام که برایتان راحتتر است استفاده کنید.
-
هر نامه را که میخوانید یا مرور میکنید، تا جایی که
میتوانید به آن جواب بدهید؛ به این شکل مجبور نیستید که یک نامه را دوبار بخوانید
و وقت دیگری را برای آن صرف کنید.
-
نوشتن، کاری است که کند پیش میرود. اغلب موقع نوشتن فکر ما
خوب کار نمیکند. به همین خاطر توصیه میکنیم که از یک دستگاه ضبط صوت استفاده کنید.
در اینصورت وقتی در حال مسافرت یا منتظر کسی هستید میتوانید از آن استفاده کنید.
-
در هنگام استفاده از ضبط صوت
1-
قبل از شروع افکارتان را مرتب کنید. اگر بدانید چه میخواهید
بگوییدب، وقتتان هدر نخواهد رفت.
2-
واضح صحبت کنید.
3-
دستورات خاص رو در ابتدای صحبت بگویید. مثلا چه کسی باید
نسخه نامه را دریافت کند.
4-
واژه ها و اسمی غیرعادی را نیز یک بار هجی کنید.
-
علامتگذاری های جمله را بخصوص گیومه- پرانتز و پاراگرافها
را مشخص کنید.
-
وقتی به یک نامه پاسخ میدهید، حتما یک نسخه از آن را به
منشی خود تحویل دهید.
-
از وقت انتظار، برای خواندن – برنامه ریزی- مطالعه و یا
نوشتن استفاده کنید.
-
کارهای دوباره ای را که مدت زیادی طول میکشند، تاجایی که
میتوانید مرتب یا حذف کنید.
جلسه
-
مسئله اینجاست که جلسات وقت زیادی را میگیرند.
-
وقتی جلسه ای را برنامه ریزی میکنید، از خودتان بپرسید که آیا
واقعا لازم است که قبل از برنامه ریزی جلسه، امکانات دیگری را هم در نظر بگیریم؟
مثلا آیا با یک تماس تلفنی هم میتوان آن را انجام داد؟ صرف اینکه هر دوشنبه جلسه
دارید خودتان را در دام برگزاری جلسات گرفتار نکنید، شاید نیازی به جلسه نباشد.
-
اگر جلسه ای لازم بود، ببینید که چه کسانی در جلسه حضور
دارند. قبلا اشاره کردیم که وقت شما ارزش دارد. وقتی درباره افرادی که در جلسه
شرکت دارند فکر میکنید، این را بخاطر داشته باشید تعداد شرکت کنندگان را در حداقل
ممکن نگه دارید.
-
بررسی کنید کِی میتوانید جلسه را برگزار کنید؟ شاید بهتر
باشد جلسه را در ساعتی برگزار کنید که افراد فرصتی برای حرف اضافه نداشته باشند.
مثلا قبل از نهار یا ساعتهای آخر وقت.
-
سرانجام دستور کار جلسه را فراموش نکنید. از قبل به اطلاع
شرکت کنندگان درجلسه برسانید تا قبل از ورود به جلسه فکر کنند و آمادگی لازم برای
جلسه را داشته باشند.
-
رعایت این شش مورد در جلسات الزامی است:
1-
به موقع شروع کنید.
2-
مسئولیت نگه داشتن وقت را به یک نفر بسپارید و از وی
بخواهید که به محض تمام شدن وقت به شما خبر بدهد.
3-
در چهارچوب دستور کار جلسه عمل کنید. با آن شروع کنید، به
آن بچسبید و با آن تمام کنید. طبیعتا وقفه هایی هم خواهید داشت.
4-
ببینید میتوانید جلسه را سرپایی برگزار کنید؟ به این شکل
شرکت کنندگان حرفها را کوتاه میکنند و درست به نکته اصلی میپردازند. پیشنهاد یا
نظری هم باشد سریعتر مطرح میشود.
5-
حین برگزاری جلسه یک نفر را مسئول یادداشت برداری کنید. از
ایشان بخواهید که یادداشت کند چه اقدامی صورت گرفته یا چه اقدامی باید صورت بگیرد؟
کِی باید به این کار اقدام بشود؟ تا چه تاریخی باید انجام بگیرد؟ چه کسی باید آن
را انجام بدهد؟ این کار کاملا مشخص میکند که چه کسی تا چه زمانی، چه کاری را باید
انجام بدهد.
6-
قبل از خاتمه جلسه، کارهایی که انجام گرفته است را جمع بندی
کنید.بعد از جلسه این یادداشتها را در اسرع وقت بین شرکت کنندگان توزیع کنید.
7-
شاید لازم باشد که از شرکت کنندگان بخواهید که جلسه را
ارزیابی کنند.
8-
برای اینکه بهانه تراشی نکنید از یک ساعت مچی استفاده کنید.
9-
قبل از شروع جلسه وقت ملاقاتی را با افراد پرحرف اختصاص
بدهید. به این ترتیب مانع از زیاد حرف زدن آنها در جلسه خواهید شد.
خواندن و نوشتن
-
خواندن ونوشتن دست به دست میگرده. اگه مطالبتون رو به شکلی
مینویسید که دیگران رو به درد سر میندازه و قادر نیستن مطالب رو سریع بخونن،
بدونید که مشکل دارید.
-
شما میخوانید که اطلاعات بگیرید، چنانچه راهی غیر از خواندن
برای بدست آوردن اطلاعات وجود داره ازش استفاده کنید. مثلا از دیگران بخواین که
مطالبشون رو براتون ضبط کنن تا موقع رانندگی یا مسافرت بتونید به اونها گوش
کنید.این اطلاعات میتونن مطالب جلسه یا دستور کار جلساتی باشن که نتونستید در
اونها شرکت کنید. شخصی رو مأمور کنید تا این مطالب رو بخونه اونا رو دسته
بندی کنه و خلاصه مطالب رو برای شما بفرسته.
-
یک فرد عادی بین 60 تا 200 کلمه رو در دقیقه میخونه. روشهای
زیادی برای افزایش سرعت خواندن وجود داره. میتونید در کلاسهای تندخوانی شرکت کنید،
این کار زمان میبره، نیاز به تمرین داره و اراده محکمی میخواد. اگه براتون مهمه که
سرعت خواندن یا درک مطلبتون بالا بره حتما این کار رو انجام بدین.
-
اگه به شکلی مینویسید که دیگران نمیتونن درک کنن، این وقت
شما و دیگران رو هدر میده. شما مینویسید تا ارتباط برقرار کنید نه دیگران
رو تحت تأثیر قرار بدین.
-
قواعد ساده ای وجود داره که کمک میکنه واضحتر بنویسید:
1-
از واژه های سنگین و تخصصی استفاده نکنید. درک مطالب
مشکل برای افراد بسیار سخته.
2-
سعی کنید هر جمله بیشتر از 15 تا 20 واژه نباشه.
3-
در هر پاراگراف از 2 تا 3 جمله بیشتر استفاده نکنید.
4-
از کلماتی با تعداد حروف کم استفاده کنید.
5-
سعی کنید نامه ها و یادداشتهای کوتاه، بیشتر از یک صفحه
نشه.
6-
بیشتر اوقات از جمله های معلوم استفاده کنید. درک جمله
معلوم راحت تره. بجای "این مرد را ماشین زیر گرفت" بنویسید "ماشین
این مرد را زیر گرفت"
7-
مختصر و مفید بنویسید. یکبار بخونید و تاجائیکه میشه کلمات
اضافی رو حذف کنید. برای مثال بجای نوشتن" جلسه ای برگزار شد" از واژه
"ملاقات" استفاده کنید. به جای "به منظور" بنویسید
"برای" . این کار لغات اضافی رو حذف میکنه. خیلی مهمه که جمله ها رو
ویرایش کنید. اگه اسمها رو به شکل فعل در بیارید جمله هاتون کوتاه تر میشه. برای
مثال بجای " رئیس جمهور پیشنهادی ارائه داد" بنویسید " رئیس جمهور
پیشنهاد کرد" .
8-
همانطور که صحبت میکنید بنویسید. فرض کنید اون شخصی که براش
مینویسید بغل دست شما توی اتاق نشسته! به شکل محاوره ای بنویسید. اگر به شکلی که
صحبت میکنید بنویسید بهتر ارتباط برقرار میکنید.
تقسیم کار نادرست
-
اگر اشخاصی دارید که میتونید کارها رو به اونا بسپرید حتما
این کار رو انجام بدین.
-
هر چه بیشتر نردبان ترقی رو طی میکنید بیشتر مجبورید کارها
رو به دیگران بسپرید. باید بتونید بگید شاید دقیقا به همون شکلی که دلم میخواد
انجام نشه ولی کارهای زیادی هست که باید انجام بشه من باید این کار رو به شخص دیگه
ای محول کنم.
-
وقتی کاری رو به کسی میسپرید دقیقا مشخص کنید که چه چیزهایی
رو میخواید و به اون شخص اختیار تام بدین. بعد هر چند وقت یکبار بررسی کنید که کار
چطور پیش میره. کار که انجام شد با فرد مسئول بنشینید و کار رو ارزیابی کنید.
-
خیلی مهمه که طرف مقابل شما واکنشی از جانب شما داشته باشه.
اگر کار به خوبی انجام شده بود، فرد مسئول رو تشویق کنید.
-
مراقب باشید که فرد مسئول مجددا کار رو به خود شما محول
نکنه. بدین منظور یکسری قوانین تعیین کنید. اونهارو توجیه کنید که قبل از مطرح
کردن یک مسئله با شما:
1-
قبل از هر چیز دنبال راه حل اون بگردن
2-
اونها باید مسئله رو یادداشت کنن و شرح حالی از اون به شما
بدن
3-
اونها باید بدونن چه وظایفی بر عهده اونها بوده که باید
انجام میدادن.
4-
اونها باید به شما بگن که اگه جای شما بودن و اختیارات شما
رو داشتن چه کارهایی رو انجام نمیدادن.
-
طوری برنامه ریزی کنید که وقت نهار به کارهای خودتون
بپردازید. در این فاصله قرار ملاقاتی نگذارید و با کسی تماس نگیرید. هر هفته حداقل
5 ساعت میتونید وقت آزاد داشته باشید.
مسامحه
-
همه ما تا اندازه ای از تعلل رنج بردیم. به تعویق انداختن
کارها میتونه مشکلات بیشماری رو بوجود بیاره.
-
یکی از علل تعلل، تنبلیه؛ یعنی تصمیم به شروع کار. شاید
عجیب به نظر برسه که بهترین کار برای شروع، شروع کردنه! بنشینید و کاری رو شروع
کنید، بنویسید، تایپ کنید، در هر حال شروع کنید. موضوع اصلی شروع کردنه؛ اگر
بشینید و توی این فکر باشید که چگونه میخواید شروع کنید، هرگز شروع نخواهید کرد.
-
ترس از ناشناخته ها هم میتونه عامل تعلل باشه. عده ای تصور
میکنن که اگه کاری رو انجام بدهند بعدش مجبور میشن مسئولیت کار دیگه ای رو بپذیرن.
خودتون رو در این دام گرفتار نکنید و باور کنید که از عهده این کار برمیاید و شروع
کنید.
-
دلیل دیگر تعلل اینکه منتظر میشینید تا الهام بگیرید.
متأسفم ولی به خودی خود نمیشه الهام گرفت. در واقع ایده در حین کار به فکر آدم
میرسه. اگه پای صحبت بعضی از نویسنده ها یا هنرمندان بزرگ بنشینید خواهید دید که
اینها کسانی هستند که ایده خاصی برای کار خود نداشتن. اونها مردم عادیی هستند که
با رنج و زحمت به موفقیت رسیدن و کسانی هستند که کارهاشون رو به تعویق نمی اندازن.
کسان زیادی رو مشناسم که میگن کتاب مینویسن ولی هنوز شروع نکردن! چون منتظرن حال و
حوصله کار رو بدست بیارن! این کار عملی نیست بازهم تأکید میکنم فقط شروع کنید.
-
کارهای ناخوشایند هم میتونن باعث تعلل بشن. اینها کارهایی
هستن که شما هیچ تمایلی به انجام اونها ندارین. آیا هیچ متوجه شدین که کاری رو که
امروز 5 دقیقه طول میکشه فردا 15 دقیقه است و فردا که بهش نگاه میکنید به نظر
میرسه که نیم ساعت کار داره؟ مسامحه یا تعلل رشد میکنه . سعی کنید قبل از
هر چیز کارهای ناخوشایند رو انجام بدین و کنار بگذارید.
-
دلیل دیگر تعلل، دو دلی است. شاید نگران باشید که اشتباهی
بکنید یا دوست دارید هر کاری و انجام میدید، بی عیب و نقص باشه. یا ترس از این
دارید که شکست بخورید. بسیاری از افراد موفق قبل از اینکه در کاری موفق بشن، یک یا
دو بار شکست خوردن. هیچ کس تمام مدت موفق نیست. گاهی اوقات ممکنه تمام تلاش خود رو
بکنید ولی بازهم موفق نشید. خوب انجام دادن چندین کار، بهتر از انجام دادن یک کار
بی عیب ونقصه. چنین چیزی ممکن نیست.
صرف کردن وقت روی کاری غلط و بیهوده
ادامه دارد...
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر